Harvard Medical School (HMS) รายงานว่าตั้งแต่เปิดตัวโซลูชัน RFID เพื่อจัดการสินทรัพย์ 4,300 แห่ง เวลาสินค้าคงคลังของสินทรัพย์ของวิทยาลัยลดลง 75% ในขณะเดียวกันก็มองเห็นตำแหน่งของสินทรัพย์ที่มีมูลค่าสูงได้มากขึ้น และรับรองว่าจะพบได้ง่ายในระหว่างการตรวจสอบของรัฐบาล

ชุดโซลูชั่น RFID นี้จัดทำโดย RadiantRFID และประกอบด้วย แท็ก UHF RFID แบบพาสซีฟ ติดอยู่กับทรัพย์สิน เครื่องอ่านแบบใช้มือถือ 1128 จาก Technology Solutions (UK) Ltd. และแอปพลิเคชัน Radiant Web สำหรับการจัดเก็บและจัดการข้อมูล ข้อมูลการจัดการสินทรัพย์บน RFID จะถูกอัปโหลดไปยังระบบ Oracle Fixed Assets (OFA) ของ Harvard Medical School

Harvard Medical School มีสินทรัพย์มูลค่าสูงประมาณ 4,300 รายการในสินทรัพย์ถาวร 15,000 รายการ รวมถึงเซิร์ฟเวอร์ ตู้ฟักไข่ ตู้แช่แข็งทางการแพทย์ เครื่องหมุนเหวี่ยง กล้องจุลทรรศน์สำหรับการวิจัยดีเอ็นเอ และวงจรระบายความร้อน Jeff DiCiaccio ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์ของวิทยาลัย แนะนำการติดตั้งใช้งานที่ประสบความสำเร็จ

โรงเรียนแพทย์ฮาร์วาร์ด

เกือบครึ่งหนึ่งของสินทรัพย์เหล่านี้ซื้อด้วยเงินทุนภายนอก ซึ่งรวมถึงทุนสนับสนุนและสัญญาจากรัฐบาล และโรงเรียนมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพย์สินเหล่านี้ไม่สามารถเข้าใจผิดได้ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้ Harvard Medical School จะส่งรายงานการตรวจสอบไปยัง Price Waterhouse ปีละครั้งและจัดทำรายการทรัพย์สินภายใน Di Qiaggio กล่าวว่า: "เราต้องดูแลทรัพย์สินที่เราใช้และซื้อเพื่อการวิจัยเป็นอย่างดี"

ก่อนที่จะปรับใช้ RFID โรงเรียนแพทย์ฮาร์วาร์ดใช้แรงงานคนในการดำเนินการสินค้าคงคลังของสินทรัพย์ โดยปกติ สินทรัพย์แต่ละรายการจะถูกป้อนลงในแพลตฟอร์ม Oracle Asset Workbench และกำหนดฉลากบาร์โค้ดที่พิมพ์ออกมา ร่วมกับนักวิเคราะห์การเงินสินทรัพย์ถาวรและ Di Qiaggio ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการวิจัย (ROM) ถือสเปรดชีต Microsoft Excel และเดินผ่านแต่ละแผนกหรือห้องปฏิบัติการเพื่อค้นหาสินทรัพย์ แต่ละแผนกหรือห้องปฏิบัติการจะมีหมายเลขประจำเครื่องที่ไม่ซ้ำกัน

เนื่องจากไม่มีเครื่องสแกนบาร์โค้ด พวกเขาจึงใช้สายตาเพื่อยืนยันข้อมูล เปรียบเทียบกับข้อมูลในห้องที่กำหนดในสเปรดชีต และเขียนบันทึกหรือบันทึกความแตกต่าง

หากพบแท็กเนื้อหาที่ไม่อยู่ในสเปรดชีต พวกเขาจะต้องค้นหาในระบบ OFA บนคอมพิวเตอร์เพื่อพิจารณาว่าเนื้อหาเหล่านี้เป็นของแผนกใด จากนั้นป้อนผลลัพธ์ของสินค้าคงคลังของสินทรัพย์ด้วยตนเองและอัปโหลดไปยัง OFA ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานมาก แต่ยังอาจสร้างความเสียหายให้กับทรัพย์สินที่มีมูลค่าสูงเหล่านั้นด้วย ตัวอย่างเช่น Department of Neurobiology at Harvard Medical School แสดงรายการทรัพย์สินมากกว่า 800 รายการในสเปรดชีต 16 หน้า

Di Qiaggio จะจัดประชุมสินทรัพย์กับผู้จัดการสินทรัพย์ของแผนก ร่วมกับทีมวิจัยสินทรัพย์ผ่านห้องปฏิบัติการ และช่วยเหลือพวกเขาเกี่ยวกับสินค้าคงคลังของสินทรัพย์ กระบวนการนี้ใช้เวลาเฉลี่ยสองชั่วโมงในการค้นหาเนื้อหา 50 รายการ Di Qiaggio กล่าวว่า "กระบวนการด้วยตนเองดังกล่าวไม่มีประสิทธิภาพและไม่ยั่งยืน เนื่องจากทรัพย์สินของโรงเรียนเพิ่มขึ้นประมาณ 1,000 รายการทุกปี ด้วยเหตุนี้ เราจึงต้องดำเนินการเพื่อหาทางเลือกอื่น"

ดังนั้น โรงเรียนแพทย์ฮาร์วาร์ดจึงทำการประมูลสองเดือนสำหรับโซลูชันระบบอัตโนมัติในฤดูร้อนปี 2560 จากนั้นจึงประเมินการประมูลและดำเนินการประมูลครั้งที่สองก่อนที่จะทำสัญญา หลังจากเลือกวิธีแก้ปัญหาของ Radiant วิทยาลัยก็เริ่มทำการทดลองภาคสนามในสองคณะที่สมัครใจเข้าร่วมการทดสอบ ได้แก่ Cell Biology และ the Harvard Therapeutic Science Project โรงเรียนแพทย์เอาชนะความท้าทายของการอ่านข้ามสายในการติดตั้งเครื่องอ่านเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกดักจับโดยห้องที่อยู่ติดกัน

โซลูชันนี้เปิดตัวในเดือนกรกฎาคม 2018 หลังจากนั้น Harvard Medical School ใช้เวลา 18 เดือนในการติดป้ายกำกับสินทรัพย์ที่มีอยู่และทรัพย์สินที่ได้รับใหม่ด้วยแท็ก RFID แท็กที่สั่งซื้อล่วงหน้าเหล่านี้จะเชื่อมโยงกับเนื้อหาเฉพาะ และแต่ละแท็กและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องจะเชื่อมโยงกับห้องเฉพาะ โซลูชัน Virtual Asset Tracker (VAT) บนคลาวด์ของ Radiant มาพร้อมกับแอปพลิเคชันมือถือที่เรียกว่า VAT2Go

เมื่อพนักงานเริ่มนับ พวกเขาจะใช้ VAT2Go ทำงานบน iPhone เข้าไปในอาคารและห้องที่พวกเขากำลังเข้า สแกนบาร์โค้ดและอ่านแท็ก RFID หลังจากอ่านแท็กแล้ว พวกเขาจะดูผลลัพธ์ในแอปเพื่อยืนยันว่าเนื้อหาทั้งหมดอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง รวมถึงรายการที่ขาดหายไปและเนื้อหาเพิ่มเติมในห้อง ผลลัพธ์เหล่านี้ซิงโครไนซ์กับแอปพลิเคชัน VAT2Go ออนไลน์ และผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดและสร้างรายงานและอัปโหลดไปยัง OFA (OFA ยังคงเป็นระบบบันทึกสินทรัพย์ถาวรของ Harvard Medical School)

Di Qiaggio กล่าวว่า: "เว็บแอปพลิเคชันนี้ช่วยให้เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลงส่วนบุคคลหรือขนาดใหญ่ได้โดยการอัปโหลดหรือด้วยตนเอง เช่น การจัดสรรสินทรัพย์ใหม่ไปยังตำแหน่งอื่น" โรงเรียนแพทย์ฮาร์วาร์ดก็ใช้ โซลูชั่น RFID เพื่อคัดแยกทรัพย์สินบางส่วนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและนำออกจากระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ประโยชน์ของการจัดการ RFID ได้แก่ สินค้าคงคลังสินทรัพย์ที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหมายความว่า ROM และผู้จัดการสินทรัพย์ไม่ต้องขัดจังหวะการวิจัยสินทรัพย์ของพวกเขาเมื่อดำเนินการสินค้าคงคลังกับพวกเขา กระบวนการสินค้าคงคลังของสินทรัพย์จริงยังมีอันตรายน้อยกว่าแบบแมนนวล

การใช้เทคโนโลยีนี้ยังต้องเผชิญกับการพลิกผันและการระดมทุนเป็นความท้าทายที่สำคัญในการชะลอกระบวนการโครงการ สมาชิกบางคนออกจากโครงการและเปลี่ยนไปทำงานอื่น และการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้โรงเรียนต้องปิดตัวลงในเดือนมีนาคม 2020 อนุญาตให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่จำเป็นเท่านั้นที่จะเข้าได้ ในความเป็นจริง Di Qiaggio ไม่สามารถเข้าถึงที่เกิดเหตุได้ ดังนั้นเขาจึงส่งฉลากให้ Sophia Xu นักวิเคราะห์การเงินสินทรัพย์ถาวรที่ Harvard Medical School ซึ่งสามารถทำเครื่องหมาย นับสินทรัพย์ และอัปเดต OFA ในวิทยาเขตต่อไปได้

Di Qiaggio กล่าวว่าตั้งแต่ระบบเริ่มทำงาน โรงเรียนได้ดำเนินการเฉพาะรายการทรัพย์สินเนื่องจากการแพร่ระบาดของโรค นั่นคือผลลัพธ์ของสินค้าคงคลังนี้พิสูจน์ได้ว่าระบบ RFID สามารถประหยัดเวลาได้ ข้อดีอย่างหนึ่งของ RFID คือไม่ว่าทรัพย์สินเหล่านี้จะเป็นของ Department of Cell Biology, Department of Neurobiology หรือแม้แต่โรงเรียน Harvard แห่งอื่นในย่านเคมบริดจ์ก็ตาม RFID สามารถอ่านทรัพย์สินทั้งหมดในห้องโดยไม่ต้องเปรียบเทียบสินทรัพย์ ข้อมูลของแต่ละแผนกหรือห้องปฏิบัติการ

การตรวจสอบที่ดำเนินการโดย PricewaterhouseCoopers ไม่จำเป็นต้องอ่านแท็ก RFID แต่ RFID จะให้การสนับสนุนข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ เพื่อให้โรงเรียนสามารถค้นหาสินทรัพย์ใดๆ ที่เลือกไว้สำหรับการตรวจสอบและมั่นใจได้ว่าจะพร้อมใช้งานเมื่อผู้ตรวจสอบมาถึง วันนี้ยังรวมการตรวจสอบเสมือนในการประชุม Microsoft Teams

ในอนาคต Di Qiaggio หวังว่าเทคโนโลยี RFID จะเป็นประโยชน์ต่อการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เช่น การปรับปรุงพื้นที่ห้องปฏิบัติการ เครื่องอ่าน RFID สามารถสแกนรายการก่อนที่ห้องจะได้รับการปรับปรุง แล้วสแกนอีกครั้งเมื่อรายการถูกย้ายเข้าไปในห้องที่ปรับปรุงใหม่เพื่อป้องกันไม่ให้รายการสูญหาย

ข้อดีอีกอย่างคือความสามารถในการใช้ผู้อ่านเพื่อค้นหา แท็กRFID ในโหมดตัวนับ Geiger เพื่อค้นหาทรัพย์สินที่สูญหาย Di Qiaggio จำได้ว่าบังเอิญอ่านฉลากของเครื่องหมุนเหวี่ยงแช่เย็นที่มองไม่เห็นในปี 2019 "ตอนนั้นฉันกำลังสแกนอยู่ แต่มองไม่เห็นด้วยตาเปล่า เมื่อฉันขยับเครื่องอ่านให้เข้าใกล้แหล่งสัญญาณมากขึ้น ฉันพบสินทรัพย์นี้ ในลิ้นชักไม้ ถ้าไม่มี RFID ฉันอาจคิดว่าทรัพย์สินนี้สูญหาย ถูกขโมยหรือถูกทิ้ง ด้วย RFID ฉันมองเห็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตน"

นอกจากโรงเรียนแพทย์ฮาร์วาร์ด (HMS) แล้ว ระบบ RFID ยังถูกนำไปใช้หรือนำไปใช้ในคณะอักษรศาสตร์และวิทยาศาสตร์ของมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด (FAS) คณะวิศวกรรมศาสตร์และวิทยาศาสตร์ประยุกต์ (SEAS) และสถาบัน Wyss (สถาบัน Wyss) ของมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด จากข้อมูลของ Diqiaggio Wyss ได้เสร็จสิ้นการติดแท็ก RFID ของสินทรัพย์เก่าทั้งหมด ในขณะที่ FAS และ SEAS กำลังติดแท็กสินทรัพย์ประมาณ 8,000 รายการ วิทยาลัยทั้งสี่แห่งมีอาคารทั้งหมดประมาณ 100 หลัง และแต่ละอาคารมีทรัพย์สิน