แท็กอิเล็กทรอนิกส์เก็บถาวร RFIDเป็นแท็กอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับจัดการและติดตามเอกสารสำคัญ โดยอาจมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับไฟล์ เช่น หมายเลขไฟล์ ชื่อไฟล์ ประเภทไฟล์ วันที่สร้าง ฯลฯ ด้วยการรวมแท็กอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับไฟล์เก็บถาวรจริง ทำให้สามารถค้นหา ดึงข้อมูล และติดตามไฟล์เก็บถาวรได้อย่างรวดเร็ว

แท็กอิเล็กทรอนิกส์เก็บถาวร RFID มักจะถูกนำมาใช้โดยใช้เทคโนโลยีการระบุความถี่วิทยุไร้สาย (RFID) หรือเทคโนโลยีบาร์โค้ด เมื่อใช้เทคโนโลยี RFID แต่ละไฟล์จะมาพร้อมกับแท็ก RFIDที่มีหมายเลขประจำเครื่องที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสามารถอ่านและเขียนโดยเครื่องอ่าน RFID เมื่อใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ด แต่ละไฟล์เก็บถาวรจะมีป้ายกำกับบาร์โค้ดที่มีข้อมูลไฟล์เก็บถาวร ซึ่งสามารถสแกนได้โดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด

การใช้แท็กอิเล็กทรอนิกส์ RFID ในเอกสารสำคัญสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำของการจัดการเอกสารสำคัญได้อย่างมาก ด้วยการสแกนแท็กอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว หลีกเลี่ยงกระบวนการค้นหาด้วยตนเองที่น่าเบื่อ ในขณะเดียวกัน แท็กอิเล็กทรอนิกส์สามารถบันทึกสถานะการยืมและการส่งคืนของเอกสารสำคัญ บรรลุการตรวจสอบและติดตามการหมุนเวียนของเอกสารสำคัญแบบเรียลไทม์ ลดความเสี่ยงของการสูญเสียหรือการวางผิดที่ของเอกสารสำคัญ

นอกจากนี้ แท็กอิเล็กทรอนิกส์การเก็บถาวร RFID ยังสามารถใช้ร่วมกับระบบการจัดการการเก็บถาวรเพื่อให้เกิดการจัดการข้อมูลการเก็บถาวรแบบอัตโนมัติ ด้วยการโต้ตอบกับระบบการจัดการไฟล์เก็บถาวร ทำให้สามารถอัปเดตข้อมูลไฟล์เก็บถาวรได้แบบเรียลไทม์ ปรับปรุงความแม่นยำและทันเวลาของการจัดการไฟล์เก็บถาวร